Katalog dozwolonych przedmiotowych środków dowodowych
W PZP określono następujące rodzaje przedmiotowych środków dowodowych (dalej: „pśd”): etykieta (art. 104 PZP), certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdanie z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę – wyjątkowo dokumentacja techniczna producenta (art. 105 PZP). Art. 106 PZP mówi o „innych przedmiotowych środkach dowodowych”. W tym artykule jest zawarta zasada, że pśd mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i związane z przedmiotem zamówienia (art. 106 ust. A2 PZP).
KARTA KATALOGOWA
„Karta katalogowa = karta produktu = karta techniczna to zbiór informacji, które będą użyteczne dla osoby potencjalnie zainteresowanej kupnem towaru, dokument informacyjny, który zawiera takie dane jak parametry techniczne oraz właściwości fizykochemiczne produktu, jego przewidywane zastosowanie, ewentualnie zalecany sposób przetwórstwa oraz warunki bezpiecznego magazynowania i transportu. Karta katalogowa może też zawierać zdjęcia lub rysunki albo inne wizualizacji produktów których dotyczy” (KIO 3299/21).
INSTRUKCJA UŻYWANIA
W postępowaniach o udzielenie zamówienia zamawiający często stosują wymóg dotyczący przedstawienia karty katalogowej jako ogólny wymóg przedstawienia dokumentu, który będzie pochodził od producenta i zawierał dane techniczne i inne informacje o produkcie, ewentualnie także jego zdjęcia, wizualizacje, instrukcję używania. Nazwa tego dokumentu jest wtórna – może on być nazwany kartą produktu, kartą techniczną, specyfikacją techniczną, instrukcją używania.
BADANIA LABORATORIÓW
Laboratorium musi być wpisane do bazy PCA (Polskie Centrum Akredytacji), aby jego badanie miało wartość pśd[1] https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty
Sprawozdanie z badań przeprowadzonych przez akredytowane laboratorium wykonawca musi złożyć wraz z ofertą. Jeśli nie złoży, a parametry określone w badaniach mają służyć potwierdzeniu cech produktu z kryteriami oceny ofert – oferta podlega odrzuceniu.
Katalog pśd nie jest zamknięty:
– certyfikat wydany przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdanie z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę wykonawca musi złożyć wraz z ofertą;
– art. 105 ust. 3 PZP upoważnia Wykonawcę do złożenia w miejsce wymaganego certyfikatu – wydanego przez konkretną jednostkę oceniającą zgodność – certyfikatu wydanego przez inne jednostki oceniające zgodność wpisane do bazy PCA (Polskie Centrum Akredytacji; https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty);
– Zamawiający nie dokonuje oceny równoważności certyfikatu czy sprawozdania z badań (tak jak robi to dla etykiet z art. 104 PZP czy norm z art. 101 PZP), ale akceptuje pod względem formalnym taki certyfikat czy sprawozdanie z badań. Równoważne (w rozum. art. 105 ust. 3 PZP) są jednostki oceniające zgodność a nie same certyfikaty czy sprawozdania z badań;
– jednostka oceniająca zgodność – wykonuje działania z zakresu oceny zgodności: kalibrację, testy, certyfikację i kontrolę, jednostka ma być akredytowana zgodnie z rozporządzeniem 765/2008; polskimi jednostkami oceniającymi zgodność są podmioty znajdujące się w wykazie Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) PCA jest jedyną krajową jednostką akredytującą.
Zamawiający żąda pśd proporcjonalnych do przedmiotu zamówienia i związanych z przedmiotem zamówienia.
[1] Podstawy prawne:
1) art.. 105 ust. 2 PZP,
2) ustawa z 13.04.2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku
3) ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (WE) NR 765/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. ustanawiające wymagania w zakresie akredytacji i nadzoru rynku odnoszące się do warunków wprowadzania produktów do obrotu i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 339/93
Weryfikacja dostawców i produktu a środki dowodowe – czego żądać/ jak sprawdzać – przykład
„W celu potwierdzenia że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania funkcjonalne i techniczne, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych: karty katalogowej oferowanego urządzenia, instrukcji obsługi lub innych dokumentów producenta lub autoryzowanego przedstawiciela producenta, potwierdzających zgodność deklarowanych parametrów technicznych z wymaganiami i cechami, określonymi w Formularzu wymaganych warunków technicznych. Zamawiający wymaga potwierdzenia przy pomocy przedmiotowych środków dowodowych wyłącznie tych parametrów, dla których taki wymóg odznaczył w Formularzu wymaganych warunków technicznych. Zamawiający dopuszcza możliwość posługiwania się dokumentami pozyskanymi ze stron internetowych producenta lub autoryzowanego przedstawiciela producenta oferowanych urządzeń”[1].
[1] Przykład z SWZ Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego: Dostawa mikroskopów dydaktycznych w podziale na pakiety, Pakiet 1: Mikroskop laboratoryjny
Przedmiotowy środek dowodowy żądany od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona lub przed zawarciem umowy
Przedmiotowy środek dowodowy musi zostać złożony w momencie składania oferty. Tak stanowi art. 107 ust. 1 ustawy PZP – „Jeżeli Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych – wykonawca składa je wraz z ofertą”. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący. „Zupełnie czymś innym jest możliwość dokonania uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, które nie zostały złożone wraz z ofertą, bądź nie zostały złożone w całości a czymś zupełnie innym – niedopuszczalnym w obowiązujących regulacjach prawnych – jest wskazanie na złożenie przedmiotowych środków dowodowych dopiero na wezwanie Zamawiającego” (wyrok KIO, sygn. 1936/21).
Zdarza się, że Wykonawcy nie wykazują należytej staranności (szczególnie przy próbkach jakichś urządzeń, ubiorów) i próbki docierają do Zamawiającego już po terminie składania ofert. Od 2021 r. oferty składa się wyłącznie elektronicznie, za pomocą platform zakupowych, ale próbki można dostarczyć osobiście bądź za pomocą kuriera, poczty. Najważniejsze jest to, aby próbka dotarła do siedziby Zamawiającego przed terminem składania ofert. Przykładowo: termin składania ofert: 30.09.2025 r., godz. 10.00 – próbka ma dotrzeć do siedziby Zamawiającego – być zarejestrowana do godz. 10.00 (tak jak oferta, którą składa za pomocą platformy zakupowej). Z dostarczaniem innych przedmiotowych środków dowodowych (np. karta katalogowa) nie ma aż tak dużego problemu, bo Wykonawca po prostu dołącza kartę katalogową jako załącznik do oferty i przesyła Zamawiającemu przez platformę zakupową.
Zasady wezwań do ponownego złożenia lub uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego
Zasada ogólna: przedmiotowych środków dowodowych nie uzupełnia się[1].
Czy można wezwać do uzupełnienia/złożenia pśd? Tak, o ile zostało to przewidziane w dokumentach zamówienia (SWZ/ogłoszenie) i o ile pśd nie służą potwierdzeniu kryteriów oceny ofert, i o ile taka oferta i tak nie będzie odrzucona, i jeżeli wykonawca nie złożył/są niekompletne. Jeżeli zawierają błędy, to nie można wtedy wezwać do uzupełnienia, bo oferta i tak będzie podlegać odrzuceniu. Błędy w pśd w praktyce, to np. jeżeli karta katalogowa nie potwierdza parametrów wymaganych przez Zamawiającego – oferta zostaje odrzucona, brak wezwania do uzupełnienia.
Jeżeli parametry techniczne produktu będą jednym z kryteriów oceny ofert i na potwierdzenie ma zostać złożona dokumentacja techniczna producenta i nie zostanie ona złożona wraz z ofertą, to taki dokument nie podlega uzupełnieniu.
[1] Art. 107 ust. 2 PZP – Zamawiający może wskazać w dokumentach zamówienia, że będzie wzywał do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeśli nie wskaże takiej możliwości, to oferta Wykonawcy, który nie złożył pśd wraz z ofertą – podlega odrzuceniu.
Art. 107 ust. 3 PZP – przepisu art. 107 ust. 2 PZP nie stosuje się (Zamawiający nie może wskazać w dokumentach zamówienia możliwości wezwania do uzupełnienia pśd, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (np. Zamawiający wymaga sprawozdania z badań, w którym będzie zawarta np. gęstość jakiegoś odczynnika do badań laboratoryjnych, która jest jednym z kryteriów oceny ofert) lub pomimo złożenia pśd, oferta podlega odrzuceniu – np. jest niepodpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania – opisane w art. 255 PZP.