Kryteria oceny ofert w zamówieniach publicznych

Kryteria oceny ofert zostały opisane w ustawie PZP w art. 239 – 247.

Art. 239 PZP – Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia (SWZ, ogłoszenie o zamówieniu).

Art. 240, 241 PZP – kryteria oceny ofert muszą być opisane w sposób jednoznaczny i zrozumiały oraz muszą być związane z przedmiotem zamówienia, np. nabycie mikroskopu do badań medycznych – Kryterium nr 1 – cena 60 %, kryterium nr II – okres gwarancji na sprzęt 40%.

Art. 242 PZP – zawarty katalog kryteriów jakościowych, ma wyłącznie charakter przykładowy.  Zamawiający może skorzystać z kryteriów wymienionych w tym artykule, jak również może zastosować sformułowany przez siebie niewystępujące w ustawie kryteria jakościowe.

Art. 247 PZP –  w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia powinna być określona waga, jaką zamawiający przypisuje każdemu z kryteriów oceny ofert. Waga przyporządkowana do danego kryterium oceny ofert odzwierciedla jak ważne są dla zamawiającego poszczególne cechy przedmiotu zamówienia.

Przykład dla wyrobów medycznych:

Diagnostyka obrazowa (tomografia komputerowa, rezonans magnetyczny, aparaty RTG, aparaty naczyniowe, PET/CT, PET/MR, aparaty USG) – źródło: https://polmed.org.pl/wp-content/uploads/2024/04/Pozacenowe-kryteria-oceny-ofert-v.2-.2024.pdf

KRYTERIA POZACENOWE

• Instrukcja obsługi w języku polskim.

• Dostępność poszczególnych elementów (części zamiennych) systemu przez co najmniej … lat od wycofania produktu z rynku (chyba, że produkt jest wycofany z powodu złych wyników klinicznych).

• Dostępność aktualizacji oprogramowania przez … lat (jeśli dotyczy).

• Zdalne monitorowanie.

• Posiadanie przez dostawcę certyfikatów jakości sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje odpowiedzialne za kontrolę jakości o uznanych kompetencjach, np. normy ISO.

• Innowacyjność.

• Szkolenia dotyczące przedmiotu zamówienia.

• Możliwość testowania produktów przez Zamawiającego przed nabyciem (jeśli dotyczy).

• Zgłoszenia serwisowe/reklamacyjne przyjmowane/rozpatrywane w terminie … (jeśli dotyczy)

Badanie próbek. Pojęcie próbki i cel jej złożenia 

Próbka w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego może przyjąć dwojaki charakter. W pierwszej kolejności może być ona traktowana jako przedmiotowy środek dowodowy w rozumieniu art. 7 pkt 20 ustawy PZP. Zgodnie z definicją legalną przez przedmiotowe środki dowodowe należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. W tym miejscu należy wskazać, że przedmiotowe środki dowodowe zgodnie z treścią art. 107 ust. 3 ustawy PZP i wolą zamawiającego mogą służyć potwierdzeniu zgodności oferowanego przez wykonawcę dobra z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. 

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 25 marca 2015 r. (sygn. akt: KIO 506/15) wyjaśniła to zagadnienie następująco. Należy przyjąć, że próbka stanowi pewną materializację przedmiotu oferty, która ma służyć namacalnemu, empirycznemu zbadaniu cech i właściwości przedmiotu oferty lub nawet jego działania w formule opisanego w SIWZ eksperymentu (jako tzw. prezentacja próbki, demonstracja jej działania, testowanie czy nawet zbadanie umiejętności osób). Prezentacja próbki może więc przybrać postać oględzin oferowanego przedmiotu, zbadania jego właściwości, sprawdzenia walorów użytkowych, działania mechanizmów, testowania sprzętu komputerowego, zbadania działania systemu informatycznego oraz przewidzianych w jego ramach wymaganych lub deklarowanych przez wykonawcę funkcjonalności czy nawet zbadania umiejętności osób, które mają osobiście świadczyć usługę stanowiąca przedmiot zamówienia. Tego rodzaju próbka będzie więc miała charakter oferty, czy to wprost, czy też jako tzw. dokument mający potwierdzać spełnienie przez oferowany przedmiot wymagań postawionych przez zamawiającego, finalnie rozpatrywany przecież przez pryzmat spełnienia wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia. Próbka, a w konsekwencji – przeprowadzenie prezentacji jej cech i właściwości oraz działania, może służyć ustaleniu zgodności przedmiotu oferty z SIWZ (art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy PZP z 2004), sprawdzeniu jego szczegółowych parametrów, zwartościowaniu cechy tego przedmiotu według przyjętych kryteriów pozacenowych, a wreszcie – zbadaniu, czy oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. 

Jeśli chodzi o drugi charakter próbki, to próbka może służyć jako podmiotowy środek dowodowy w rozumieniu paragrafu 9 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii  z dnia 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych:

11) w przypadku dostarczania produktów:

a) próbek, opisów lub fotografii dostarczanych produktów, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego.

Badanie próbek jako kryterium oceny ofert[1]

Jakie warunki muszą być spełnione, żeby kryterium było prawidłowe?

1. Należy precyzyjnie opisać scenariusz sprawdzania próbki, np. że będziemy mierzyć ciśnienie, temperaturę urządzeniem do pomiarów parametrów życiowych, że będziemy testować środki opatrunkowe, bandaże; w jaki sposób, to będziemy robić.
2. W dokumentach zamówienia należy wskazać czy Wykonawca będzie mógł wziąć udział w sprawdzeniu/demonstracji próbki, ile czasu ma trwać takie sprawdzenie, czy inni Wykonawcy też mogą uczestniczyć w takim sprawdzeniu (zasada: patrzymy sobie na ręce).
3. Zamawiający ma obowiązek .przygotować protokół z demonstracji, sprawdzenia próbki
4. W dokumentach zamówienia należy przewidzieć konsekwencje, jeśli Wykonawca nie złoży próbki, która jest przedmiotowym środkiem dowodowym i jej ocena stanowi kryterium oceny ofert, np. jakość wykonania –  (oferta podlega odrzuceniu na podst. art. 226 ust. 1  pkt 2 lit. c) PZP

---

[1] Kryteria oceny ofert: art.. 239-241 PZP: Zamawiający opisuje kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały, kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia.

Wzywanie do wyjaśnień lub uzupełnienia środków dowodowych

Można wezwać do złożenia (jeśli Wykonawca nie złożył)  lub uzupełnienia (gdy złożył, ale są niekompletne) przedmiotowe środki dowodowe (dalej „pśd’) tylko wtedy, jeśli Zamawiający przewidział taką możliwość w dokumentach zamówienia[1] (SWZ, ogłoszenie), i o ile pśd nie służą potwierdzeniu kryteriów oceny ofert, i o ile taka oferta i tak nie będzie odrzucona mimo uzupełnienia pśd. Jeżeli zawierają błędy, to nie można wtedy wezwać do uzupełnienia, ponieważ oferta i tak będzie podlegać odrzuceniu.

Błędy w pśd w praktyce:

• np. jeżeli karta katalogowa nie potwierdza parametrów wymaganych przez Zamawiającego – oferta odrzucona, nie wzywamy do uzupełnienia;
• jeżeli parametry techniczne produktu będą jednym z kryteriów oceny ofert i na potwierdzenie ma zostać złożona dokumentacja techniczna i nie zostanie ona złożona z ofertą, to taki dokument nie podlega uzupełnieniu.

Uwaga: jeżeli te same przedmiotowe środki dowodowe służą zarówno potwierdzeniu zgodności produktu z OPZ i badaniu w świetle kryteriów oceny ofert, to podlegają uzupełnieniu, jednakże złożone środki nie mogą być podstawą uzyskania punktacji w kryteriach oceny ofert  (wyrok KIO z 28.4.2024 R.; KIO 1932/24; KIO 1933/24).

Przykład 1:

I.             Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą próbki np. fartucha medycznego jako przedmiotowego środka dowodowego. Zamawiający żąda go w celu:

1)            Aby potwierdzić, że fartuch spełnia wymagania opisane w OPZ, czyli np.  że jest wykonany z wymaganego w OPZ materiału, że posiada specjalne przeszycia.

2)            Aby ocenić ofertę w kryterium „jakość wykonania fartucha”, ocenie będzie podlegać: gramatura materiału, czy fartuch nie strzępi się na przeszyciach.

II. Wykonawca nie złoży fartucha wraz z ofertą.

III Zamawiający wezwie go do złożenia, (bo przewidział taką możliwość w SWZ).

IV. Wykonawca złoży próbkę fartucha na wezwanie Zamawiającego – wówczas Zamawiający będzie miał możliwość sprawdzenia czy fartuch jest zgodny z Opz, ale nie przyzna już ofercie punktów w kryterium: jakość wykonania. Oferta otrzyma w tym kryterium 0 pkt.

Wzywanie do wyjaśnień pśd: złożone wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty – uchwała KIO z 8.8.2022 r.

Przykład 2:

Zamawiający wymaga w OPZ terminu ważności odczynnika do badań do: 30.09.2026 r. Wykonawca przedstawił certyfikat, w którym nieczytelny jest termin ważności  (wpisano odręcznie). Zamawiający wezwał Wykonawcę do wyjaśnienia tego elementu. Wykonawca w odpowiedzi przesłał, że termin ważności kończy się w dniu 30.08.2026 r.  Takie wyjaśnienie doprowadziło do zmiany treści oferty: Wykonawca zaoferował w rzeczywistości produkt z krótszym terminem ważności, który nie spełnia wymagań Zamawiającego.

Przedmiotowe środki dowodowe mają być aktualne na dzień złożenia oferty – wyrok KIO z 8.03.2023 r., sygn. R. KIO 482/23.

---

[1] aby uniknąć niepotrzebnego odrzucania ofert. Wykonawcy często nie załączają przedmiotowych środków dowodowych lub załączają niekompletne.

Poprawianie omyłek

Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę którego oferta została poprawiona.

Prawo zamówień publicznych nie zawiera definicji oczywistej omyłki pisarskiej. Pojęcie to było wielokrotnie definiowane w orzecznictwie sądów okręgowych i Krajowej Izby Odwoławczej. Jak wskazał Sąd Okręgowy w Gdańsku (sygn. akt XII Ga 206/08 z dnia 27.06.2008 r.) możliwość poprawienia oczywistej omyłki w tekście oferty dotyczy wyłącznie takich błędów, które są łatwe do zauważenia, a oczywistość omyłki rozumianej jako określone niedokładność nasuwa się każdemu bez potrzeby przeprowadzenia dodatkowych badań. Może to być błąd pisarski, logiczny, przypadkowe przeoczenie lub inna niedokładność przypadkowa, która nasuwa się sama. Oczywista omyłka w tekście oferty nie może w żadnym razie doprowadzić do zmiany jej treści pod pozorem sprostowania oczywistej omyłki, nie można bowiem doprowadzić do wytworzenia nowej treści oświadczenia. Przykład omyłki pisarskiej o charakterze wyłącznie technicznym i formalnym – można wskazać podanie w ofercie wykonawcy niewłaściwych jednostek – to jest milimetr zgodnie z wymaganiami mililitrów przy określaniu pojemności butelki.

Oczywistą omyłką rachunkową jest omyłka wynikająca z błędnej operacji rachunkowej na liczbach. Stwierdzenie omyłki może mieć miejsce w sytuacji w której przebieg działania matematycznego może być prześledzony i na podstawie reguł rządzących tym działaniem możliwe jest stwierdzenie błędów w jego wykonaniu i błąd ten można poprawić wyłącznie w jeden sposób niebudzący żadnych wątpliwości. Należy przyjąć, że omyłka rachunkowa ma charakter oczywisty nie tylko wtedy, gdy jest widoczna na pierwszy rzut oka (tę cechę można przypisać wyłącznie omyłkom dotyczącym prostych działań na małych liczbach), dla uznania, że omyłka rachunkowa ma charakter oczywisty wystarczający jest fakt jej ustalenia podczas sprawdzania obliczeń zgodnie z podanym przez zamawiającego sposobem obliczenia ceny oferty oraz możliwość jednoznacznego stwierdzenia.

Jeżeli brak jest możliwości ustalenia na którym etapie działania arytmetycznego powstała nieprawidłowość i w jaki sposób należałoby ją poprawić i treść oferty nie pozwala nam na przesądzenie, który wynik matematycznego działania został określony wadliwie, to wtedy omyłka stanowi błąd w obliczeniu ceny a nie oczywistą omyłkę rachunkową i nie nadaje się do poprawy, taka oferta podlega odrzuceniu (KIO 1375/22).